Nello svolgimento di un incarico professionale ricevuto da una PMI del territorio, Barbieri & Associati ha accompagnato l’impresa in un percorso di adozione dello standard VSME, con un approccio operativo e proporzionato alla struttura aziendale.
L’esigenza di partenza era rispondere in modo ordinato, coerente e documentabile alle richieste informative provenienti da clienti, istituti di credito e interlocutori di filiera, evitando che la sostenibilità venisse percepita come un ulteriore adempimento burocratico. L’obiettivo è stato quindi quello di trasformare il VSME in uno strumento di organizzazione interna dei dati e di lettura dell’impresa, utile sia per la comunicazione verso l’esterno sia per il rafforzamento dei presidi gestionali.
L’azienda non era soggetta a obblighi diretti di rendicontazione di sostenibilità, ma si trovava già coinvolta in un processo di crescente richiesta di informazioni ESG. I dati richiesti riguardavano ambiti diversi: consumi energetici, gestione dei rifiuti, sicurezza sul lavoro, composizione dell’organico, formazione, tipologie contrattuali, governance, rapporti con fornitori, procedure interne e modalità di presidio dei principali rischi aziendali.
Il primo elemento emerso non è stato tanto l’assenza delle informazioni, quanto la loro dispersione. Alcuni dati erano presenti in contabilità, altri nella documentazione del personale, altri ancora nei fascicoli sicurezza, nei contratti, nei report interni o nella conoscenza pratica dei responsabili aziendali.
Come spesso accade nelle PMI, l’impresa disponeva già di molte informazioni rilevanti, ma non le aveva ancora ricondotte a un sistema unitario di raccolta, classificazione, aggiornamento e validazione.
Il nostro primo intervento è stato quindi di ricognizione. Abbiamo verificato quali dati fossero disponibili, dove fossero conservati, con quale grado di affidabilità potessero essere utilizzati e con quale periodicità fossero aggiornati. Questa fase ha consentito di distinguere le informazioni immediatamente utilizzabili da quelle da ricostruire, integrare o presidiare meglio per il futuro.
Barbieri & Associati ha assunto il coordinamento del percorso, inquadrando il progetto dal punto di vista dell’organizzazione aziendale, dei processi amministrativi, dei dati economici, dei flussi informativi e dei presidi di governance. Il VSME è stato quindi affrontato come parte di un più ampio lavoro di lettura dell’impresa: struttura organizzativa, responsabilità interne, fonti documentali, dati disponibili, aree di miglioramento e modalità di comunicazione verso gli stakeholder.
In questa impostazione, il contributo specialistico di Aemilia Worknet srl STP ha consentito di approfondire in modo puntuale le informazioni relative al personale: organico, inquadramenti, contratti, formazione, salute e sicurezza, welfare, dinamiche occupazionali e gestione delle competenze. La collaborazione tra competenze aziendalistiche, amministrative e consulenza del lavoro ha permesso di leggere i dati sociali e organizzativi come indicatori della capacità dell’impresa di garantire continuità operativa, trattenere competenze, gestire le relazioni interne ed esterne e presentarsi con credibilità verso clienti, banche e partner industriali.
Successivamente abbiamo costruito una matrice di raccolta dati coerente con lo standard VSME, ma adattata alla dimensione e alla struttura della PMI. Ogni informazione è stata associata a una fonte, a un responsabile interno, a una modalità di aggiornamento e a un livello di attendibilità. Questo passaggio è stato essenziale per evitare che il lavoro si esaurisse nella predisposizione di una fotografia occasionale, utile soltanto per rispondere a una richiesta contingente.
L’obiettivo era costruire un metodo replicabile, utilizzabile anche negli esercizi successivi e integrabile nei normali processi aziendali. Dove i dati erano già disponibili, abbiamo lavorato sulla loro tracciabilità e sulla possibilità di documentarli in modo ordinato. Dove invece le informazioni non erano ancora strutturate, abbiamo individuato soluzioni semplici per raccoglierle in futuro, senza introdurre procedure sproporzionate rispetto alla realtà dell’impresa.
Particolare attenzione è stata dedicata al rapporto tra VSME, organizzazione interna e sistemi di controllo. Per una PMI, infatti, la sostenibilità assume valore quando consente di comprendere meglio come l’impresa funziona, quali dati presidia, quali responsabilità sono già definite e quali aree richiedono maggiore formalizzazione. In questo senso, il percorso VSME ha rappresentato anche un’occasione per rafforzare la capacità informativa dell’azienda e per rendere più ordinato il dialogo con i diversi interlocutori esterni.
Nella fase esecutiva abbiamo assistito l’impresa nella raccolta dei dati, nella verifica della coerenza delle informazioni e nella predisposizione di un primo impianto di report VSME.
Il risultato dell’incarico non si è esaurito nella predisposizione del documento. L’impresa ha acquisito una mappa più chiara dei propri dati, delle responsabilità interne e delle aree da rafforzare. Ha compreso quali informazioni può già comunicare con affidabilità e quali richiedono un percorso di miglioramento. Ha inoltre ottenuto uno strumento utile per rispondere in modo professionale alle richieste esterne, riducendo il rischio di risposte estemporanee, incomplete o non coerenti tra loro.
Questa esperienza conferma che il VSME può essere adottato dalle PMI con uno sforzo proporzionato, purché venga affrontato con metodo. La sostenibilità, se collegata ai processi aziendali, ai dati disponibili e alle responsabilità interne, aiuta l’impresa a conoscersi meglio, a organizzare informazioni già presenti e a comunicare in modo più solido il proprio modo di operare.
Per Barbieri & Associati, il valore del lavoro professionale consiste nell’accompagnare l’impresa nella costruzione di un sistema informativo essenziale, documentabile e coerente con la sua realtà.
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